Für einen effektiven und sicheren Umgang mit Ihren Dokumenten:
DAS DIGITALE ARCHIV
Vor etwa 30 Jahren wurden vom Kopiererhersteller XEROX erste Konzepte für das papierlose Büro entwickelt. Nur, wie sieht die Realität aus? Das papierlose Büro ist immer noch in weiter Ferne. Stattdessen gibt es eine entgegengesetzte Tendenz: Unternehmen verdoppeln die Anzahl ihrer Dokumente alle zwei Jahre (Quelle: Ovum, 2008). Mit der Informationsflut wächst aber auch das Problem, wichtige und unwichtige Informationen zu unterscheiden und die benötigten Dokumente wieder zu finden. Hierbei sind digitale Medien bzw. digitalisierte Informationen von entscheidendem Vorteil.
Die ACRIBIT GmbH erarbeitet Konzepte und Lösungen zum Thema Digitalisierung und Archivierung. Unsere Kompetenzen haben sich hierbei in den letzten 10 Jahren entsprechend den Anforderungen unserer Kunden entwickelt. Wir setzen auf langjährige Partnerschaft und direkten Kontakt zu den Herstellern der Produkte. Wir arbeiten aktiv an deren Weiterentwicklung mit und bringen unsere Erfahrung aus erfolgreich abgeschlossenen Projekten ein.
Eine Frage, die wir immer wieder von unseren Kunden hören, ist: Bin ich denn gesetzlich verpflichtet, digital zu archivieren? Ja und nein, denn eine eindeutige Antwort gibt es hier nicht. Wir sind der Meinung, dass nicht die Gesetze sondern gegebene Notwendigkeiten über die Einführung eines Digitalen Archivs entscheiden. Nicht nur aktuelles deutsches Recht verlangt es z. B., geschäfts- und steuerrelevante E-Mails digital zu archivieren, sondern auch die Frage: Wie komme ich am schnellsten zu einer benötigten Information?
Allein anhand der enormen Einsparung von Arbeitszeit amortisiert sich ein Digitales Archiv innerhalb kürzester Zeit. Eine weitere Rolle spielen auch die Kosteneinsparungen für Papier und Toner sowie ein erheblich reduzierter Platzbedarf im Vergleich mit einem Papierarchiv. Und auch etwas, was man nicht sofort verrechnen kann, ist wesentlich: Kompetenz- und Prestige-Gewinn, wenn Sie z. B. Ihrem Kunden in Sekundenschnelle eine Auskunft zu einem Vorgang geben können, für die andere erst im Papierarchiv suchen müssen. Eine Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (FhG IAO) belegt das Einsparpotential eindrucksvoll:
Seit dem Jahr 2006 arbeiten wir bei ACRIBIT mit einem E-Mail-Archiv der Firma REDDOXX und der Archivierungs- und Dokumenten-Managementlösung ACCANTUM. Davon profitieren Sie als Kunde. Wir kennen die Möglichkeiten und Vorteile dieser Produkte aus eigener Erfahrung und wissen, wie sie am effektivsten in Ihre Geschäftsprozesse integriert werden können.
Schauen Sie uns doch einfach einmal während der Arbeit über die Schulter und erleben Sie selbst, wie leicht sich die beschriebenen Lösungen und Produkte anwenden und beherrschen lassen. Wir freuen uns auf Sie.