ACRIBIT WebDet

Digitale Archivlösungen gibt es sehr viele. Alle versprechen ein schnelles Auffinden von Dokumenten sowie einen komfortablen und einfachen Umgang mit dem Archivsystem. Leider wird im Vorfeld meistens außer Acht gelassen, wie die Dateien in das Archivsystem gelangen. Und damit meinen wir nicht in eine chaotische und unübersichtliche Ablage, sondern in eine geordnete Ablagestruktur.

Warum Ablagestruktur? Sie ist wichtig, um die Zuordnung der Benutzer steuern zu können. Wer darf welche Dokumente überhaupt sehen oder bearbeiten? Das ist eine sehr wichtige Überlegung,  die sich jeder Anwender am Anfang stellen sollte. Denken Sie dabei nur einmal an eine Betriebsprüfung oder daran, welcher Ihrer Mitarbeiter Dokumente bspw. der Geschäftsleitung sehen darf. Darüber hinaus leistet die Ablagestruktur gute Dienste, wenn Dokumente aus dem Archiv exportiert oder nach Jahren auch einmal gelöscht werden sollen.
Nur in einer gut definierten Ablagestruktur lassen sich diese Vorgänge überhaupt abbilden.
Nun sind unsere Dokumente aber auch immer in diese Struktur einzusortieren. Das bedingt, dass die Dateien immer gleich benannt und verschlagwortet sind. Händisch ist das kaum zu bewerkstelligen – daher benutzen viele Anbieter sogenannte Templates, die aus dem Dokument verschiedene Informationen partiell auslesen und so die Dokumente sortieren, verschlagworten und in das Archivsystem ablegen. Das funktioniert auch gut, wenn original erzeugte elektronische Dokumente verarbeitet werden und es nur wenige unterschiedliche Layouts der Dokumente gibt. Sobald Papierdokumente gescannt werden und sich dann auf die Texterkennungssoftware verlassen wird, entstehen immer wieder Fehler, welche einen erheblichen Nacharbeitsaufwand erfordern. Dieser ist natürlich händisch und erzeugt unter Umständen wieder neue Fehler. Bei vielen unterschiedlichen Dokumenten müssen ebenso viele Layouts gebaut werden, was einen erheblichen Installations- und Pflegeaufwand bedeutet, denn auch Layouts verändern sich öfter als Sie meinen.

Genau an dieser Stelle setzt unser ACRIBIT WebDet an. Dokumente werden in die jeweiligen Postfächer der Mitarbeiter bzw. Abteilungen gescannt. Diese können anschließend im Browser angesehen, geprüft und strukturiert abgelegt werden. Dazu dienen vorgefertigte Auswahlfelder, welche der Mitarbeiter benutzen kann. Variable Daten, wie zum Beispiel eine Rechnungsnummer, können per Klick ins Dokument einfach übernommen werden. Diese Daten sind jedoch zu überprüfen, weil auch hier eine Texterkennung zum Einsatz kommt. Mit dem Vorgang 'Speichern' wird das Dokument in das Archivsystem transportiert und im richtigen Ablageort hinterlegt. In der Praxis funktioniert diese Verfahrensweise sehr sicher und Nacharbeiten sind äußerst selten.

Dokumente sicher in das Ablagesystem des Archivs bringen – wie ist das möglich? Sehen Sie sich dazu unseren kleinen Film an.

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